各部门、各分院：
根据学院档案工作有关规定，为做好2015年度形成的具有保存价值的文件、归档材料的收集、整理及移交工作。现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1、2015年1月1日至12月31日期间，公司党群、行政、员工、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。
各部门、各分院文件材料归档范围请参照《beat·365(中国)-官方网站档案立卷部门归档范围和保管期限表》（附件1）
2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘、磁盘等）。此类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。
二、归档要求
1、归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，要求完整、准确、系统收集归档。（按年度2010、2011、2012、2013、2014、2015分别立卷后向档案室移交。）
2、声像档案应声像清晰并用文字标出时间、地点、内容与责任者等。电子文件、电子档案数据应真实可靠、安全完整。
3、各部门、各分院移交的档案材料必须按照《beat·365(中国)-官方网站档案立卷部门归档范围和保管期限表》上规定的顺序排列。《档案材料移交登记表》内排列次序同上。
4、各部门、各分院兼职档案员负责收集、初步整理归档文件材料，向学院档案室移交档案时，必须由相应兼职档案员办理交接手续。打印《档案材料移交登记表》一式两份，交接双方签字盖章。《档案材料移交登记表》由档案室和立卷归档部门分别保存。《档案材料移交登记表》请参考（附件2）
5、按照《2015年各部门、各分院档案归档移交时间安排表》（详见附件3）将材料（纸质稿、电子稿）及《档案材料移交登记表》统一移交档案室。如有问题，可与党院办工作人员联系咨询。联系电话：87571116。
注： 为了切实有效地落实好档案材料收集、整理和归档工作，请学院各部门、各分院有关人员按照要求，认真整理，及时归档。个别部门因工作性质等原因，2010-2014年档案材料仍未归档的，请此次确保所有材料及时归档。
党 院 办
2016年3月2日
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