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各分院、各部门：
为更好地推进“十三五”期间公司科研和国际合作交流工作，现决定在全院范围内建立健全科研外事秘书（联络员）的制度，具体办法如下：
一、科研外事秘书（联络员）的设置方式
各分院和体育中心分别确定一位行政人员（坐班教师）作为本部门的科研外事秘书，承担本部门范围内的科研、国际合作交流等事项的协调工作。
各行政教辅部门、创业学院、成教和经发院分别确定一位行政人员作为本单位的科研外事联络员，承担与科技合作部和国际合作交流中心联络的工作。
科研外事秘书（联络员）在一定时期内（至少一年）应能稳定承担此工作。
二、科研外事秘书（联络员）的职责
科研外事秘书主要负责对接科技合作部和国际交流中心的工作，具体职责如下：
（一）科研管理职责
1. 负责在分院内转发科研通知，做好课题申报的宣传和组织工作；
2. 负责经费卡、结题证书等的领取工作，并及时传递给相关教师；
3. 负责科研系统的信息输入、年末科研统计的信息初审工作；
4. 负责分院内学科和研究所等事宜的宣传和资料整理工作；
5. 负责科研统计数据的分院内采集工作；
6. 负责分院内的科研档案管理工作；
7. 其它与科技合作部对接的工作。
（二）外事对接职责
1. 负责分院内员工出国信息，如报名表格的整理、备案和汇总；
2. 负责学院国际化数据采集、整理，并上报至国际合作交流中心；
3. 负责各分院自有国际交流项目的申报、备案；
4. 协助学院国际交流项目在分院内的宣传、咨询和报名；
5. 协助国际交流中心做好员工出国留学的咨询工作；
6. 其他与国际交流中心对接的工作。
科研外事联络员主要负责宣传、组织、管理部门内管理人员的科研和外事工作。具体职责如下：
1.负责在部门内转发科研通知，做好课题申报的宣传和组织工作；
2.负责经费卡、结题证书等的领取工作，并及时传递给相关人员；
3.负责科研系统的信息输入、年末科研统计的信息初审、日常维护等工作；
4.负责科研统计数据的部门内采集工作；
5.其他与科技合作部、国际交流中心对接的工作。
三、科研外事秘书（联络员）的工作量
科技合作部和国际合作交流中心根据各科研外事秘书（联络员）工作的完成情况在年末核定工作量，计划工作量为科研外事秘书每人20分、科研外事联络员每人8分，并对表现特别优秀的科研外事秘书进行表彰，给予一定的物质奖励。
四、科研外事秘书（联络员）的备案制度
为了保障科研外事秘书（联络员）队伍的稳定，各单位进行人员更换时需及时向科技合作部提交备案表，以便及时更换科研系统的管理权限和准确进行年末工作量的核定工作。
五、上报时间
请各部门和单位在2017年3月24日之前上报科研外事秘书（联络员）名单，提交一份纸质科研外事秘书（联络员）备案表至科技合作部办公室（行政楼A305），联系人：蒋老师 87571522
科技合作部
国际合作交流中心
2017.3.17
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